Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità

Definizione del whistleblower

Il whistleblower è la persona che segnala, divulga ovvero denuncia violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui è venuta a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

 

Chi può segnalare?

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo di un soggetto del settore pubblico o privato, in qualità di:

• dipendenti pubblici;
• lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
• lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• collaboratori, liberi professionisti, fornitori e consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• soggetti in periodo di prova o fase di colloquio;
• azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato.

 

Quando si può segnalare?

• quando il rapporto giuridico è in corso;
• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova o fase di colloquio;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (pensionati).

 

Cosa si può segnalare?

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

• VIOLAZIONE DI DISPOSIZIONI NORMATIVE NAZIONALI:
  • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  •  condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (reati presupposto a titolo esemplificativo: Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell'Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture), o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti
• VIOLAZIONE DI DISPOSIZIONI NORMATIVE EUROPEE
  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Le informazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.

Possono essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia anche quegli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni.

 

Cosa NON può essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia

• Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate.
• Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al decreto.
• Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea

 

I canali di segnalazione

Le segnalazioni devono essere trasmesse attraverso i canali appositamente predisposti:

1. Canali interni: il canale prioritario di segnalazione è quello interno, ossia quello costituito dall’ente di appartenenza. L’Ente mette a disposizione il seguente canale interno:

• Link pubblicato sulla home page del sito istituzionale, “Whistleblowing”, che rimanda a specifico portale personalizzato https://chimicifisicimatera.segnalazioni.net/ a cura di “DigitalPA S.r.l.” (soggetto esterno censito quale responsabile del trattamento per la gestione delle segnalazioni);
• In forma orale, tramite prenotazione di appuntamento con il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza per un incontro diretto.

2. Canale esterno: la segnalazione all’ANAC mediante la piattaforma disponibile sul sito istituzionale dell’Autorità può essere effettuata solo laddove ricorra una delle seguenti condizioni:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

3. Divulgazioni pubbliche: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone; in questo caso il segnalante beneficia della protezione prevista dal decreto se, al momento della divulgazione pubblica, ricorrono determinate condizioni:
   • la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
   • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
   • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in  ragione delle specifiche circostanze  del caso concreto, come quelle  in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure  in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

3. Denuncia all’autorità giudiziaria o contabile

 

Processo di segnalazione attraverso il canale interno

A seguito della ricezione della segnalazione, il RPCT attraverso il canale selezionato:

1. rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione;
2. mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;
3. dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso dalla presentazione della segnalazione.

 

Il sistema di protezione

Di seguito si indica sinteticamente il sistema di protezione contemplato dalla normativa in favore del whistleblower e degli altri soggetti coinvolti nella segnalazione; per una conoscenza completa delle tutele previste, si rinvia agli artt. 12 e ss. del d.lgs. 24/2023.

• tutela della riservatezza: la segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato; è fatto divieto di rivelare l’identità del segnalante, che non deve essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni (il divieto si riferisce non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante); è tutelata anche l'identità delle persone coinvolte (e delle persone menzionate nella segnalazione) fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione; l’identità del segnalante e delle persone coinvolte è altresì protetta, nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, con modalità del trattamento volte a garantirne la riservatezza, anche mediante strumenti di crittografia;
• protezione dalle ritorsioni: è vietata ogni forma di ritorsione anche solo tentata o minacciata; con “ritorsione” deve intendersi “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”.

 

Il Capo III (artt 16 -22) del D.lgs 24/2023 prevede le misure di protezione avverso i comportamenti discriminatori e ritorsivi attuati nei confronti della persona segnalante.

In particolare, si indicano alcuni provvedimenti che potranno essere dichiarati nulli, se assunti in violazione dell’art. 17 del D.lgs 24/2023:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi.
• La gestione delle comunicazioni di ritorsione nel settore pubblico e nel settore privato compete all’Anac.

 

Deve sussistere uno stretto collegamento tra la segnalazione, la divulgazione pubblica e la denuncia e il comportamento/atto/omissione sfavorevole subito, direttamente o indirettamente, dalla persona segnalante, denunciate o che effettua la divulgazione pubblica, affinché si possa configurare una ritorsione e, di conseguenza, il soggetto possa beneficiare di protezione.

È quindi necessario che il segnalante fornisca ad ANAC elementi oggettivi dai quali sia possibile dedurre la consequenzialità tra segnalazione, denuncia, divulgazione pubblica effettuata e la lamentata ritorsione.

Il decreto prevede che le comunicazioni di ritorsioni siano trasmesse esclusivamente ad ANAC per gli accertamenti che la legge le attribuisce e per l’eventuale irrogazione della sanzione amministrativa al responsabile.  È importante, quindi, che chi ha subito una ritorsione non trasmetta la comunicazione a soggetti diversi da ANAC per non vanificare le tutele che il d.lgs. n. 24/2023 garantisce, prima fra tutte, la riservatezza. È necessario, quindi, che i soggetti del settore pubblico e privato forniscano chiare indicazioni sul sito istituzionale a riguardo, affinché le comunicazioni siano correttamente inoltrate ad ANAC.

In ogni caso, i soggetti pubblici o privati che per errore fossero destinatari di una comunicazione di ritorsione sono tenuti a garantire la riservatezza dell’identità della persona che l’ha inviata e a trasmetterla ad ANAC, dando contestuale notizia di tale trasmissione al soggetto che ha effettuato la comunicazione.

• misure di sostegno: è istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno;
• limitazioni della responsabilità (scriminanti)

 

Soggetti cui si applicano le misure di protezione

Le misure di protezione si applicano, oltre che al segnalante:

• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve rimanere riservata);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

 

Perdita delle tutele

Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

 

Tempi di conservazione della documentazione

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del D.lgs 24/2023 e nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione